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Quelles sont les étapes essentielles pour organiser une soirée caritative ?

Une soirée caritative a pour but de lever des fonds afin d’aider une association ou des personnes dans le besoin. C’est une source de financement importante à condition qu’elle soit menée à bon escient. Ci-après les étapes essentielles à suivre afin que l’organisation de l’événement soit une réussite.

Choisir le thème de la soirée caritative

Pour que l’appel aux dons soit couronné de succès, il faut que la soirée suscite l’intérêt des éventuels participants. L’organisateur doit donc réfléchir à la meilleure manière d’atteindre son but en sollicitant l’aide d’une agence événementielle de Paris par exemple. Cette dernière pourra trouver le meilleur moyen d’atteindre les objectifs visés : détermination du public cible, fixation du prix du ticket d’entrée, choix des animations, etc.

Établissement du budget pour la soirée caritative

Un budget prévisionnel doit être établi avant la tenue de la soirée caritative afin de déterminer par avance les dépenses éventuelles. Il permet aussi de savoir si le projet est viable ou pas. Tout doit être compris dans ce budget : location salle, sono et lumières, le traiteur, les animations, les impressions des billets, la sécurité, la publicité, etc.

Le choix du lieu où se tiendra la soirée caritative

Pour une soirée caritative, optez pour un endroit pas très conventionnel au lieu de choisir une salle de banquet qui risque de coûter cher. Un hangar, un grand parc ou une ferme agricole fera l’affaire par exemple. L’objectif est que le lieu peut accueillir tous les participants, que la location est abordable. Celle-ci ne doit en aucun cas alourdir le budget.

Déterminer le moyen de participer à la soirée

Comme c’est une soirée caritative, le mieux serait de proposer les tickets en prévente au moins deux semaines avant le jour J. De cette manière, les personnes désireuses de s’y rendre pourront réserver par avance leurs billets. La réservation pourrait se faire en ligne ou encore auprès d’un lieu déterminé par avance. Pour sensibiliser le maximum de personnes, il ne faut pas oublier d’entreprendre une communication audiovisuelle afin de faire connaître la raison d’être de cette soirée.

Les supports de communication à utiliser pour la soirée caritative

Lorsque tout est en place, il est temps d’entreprendre une campagne de communication afin de faire connaître la tenue de la soirée caritative. Pour cela, l’organisateur peut se servir des réseaux communautaires pour véhiculer l’information sur Internet. Il peut également passer des annonces audiovisuelles afin de booster l’audience : radio, TV, journaux, magazines, etc. L’envoi des e-mails ciblés pourrait également être une solution judicieuse notamment aux anciens participants.

Rechercher des sponsors pour la soirée caritative

Les sponsors permettent d’alléger les dépenses lors d’une soirée caritative. Il ne faut pas hésiter à faire appel aux proches et aux personnes ou entités ayant déjà financé ce type d’événement en cas de besoin. Tous les organisateurs doivent également sensibiliser leurs collègues et leurs connaissances afin de les rallier à leurs causes.

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