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Informatique

Réussir l’implémentation de sa GMAO

Pour réussir l’implémentation de sa GMAO, les fameuses solutions de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, il est indispensable de conduire un ensemble d’activités préparatoires avant l’utilisation, voire même, avant l’achat du logiciel retenu. Dans la première partie de cet article, nous allons nous attacher à dresser la liste d’actions à mener, et, pour aller plus loin, nous allons, dans la seconde partie de l’article, nous attacher à étudier comment rendre votre GMAO intelligente.

1 – Réfléchir avant d’agir

Les activités de préparation sont des actions ponctuelles nécessaires à une mise en œuvre réussie. Dès que vous savez que vous allez acheter une nouvelle GMAO, commencez à dresser une liste des activités de préparation. Déterminez qui est responsable de l’activité, quelles sont les ressources nécessaires et quelle est la durée de la tâche. Parmi les activités de préparation, citons :

  • La définition de la hiérarchie des équipements
  • L’élaboration du plan projet et du planning
  • Le nettoyage des données à transférer sur le nouveau système

Bien sûr, vous pouvez toujours attendre l’achat du nouveau système, mais cela augmentera considérablement le coût total du projet, prolongera le calendrier et pourra entraîner une mauvaise mise en œuvre conduisant à un échec du projet. En effet, l’éditeur sera obligé de gérer l’achèvement des activités de mise en place et vous risquerez de disposer d’une solution non optimale. Si vous effectuez les activités de préparation à l’avance, vous aurez une meilleure idée de vos besoins lorsque vous choisirez l’éditeur de la GMAO et l’intégrateur (ils peuvent ne faire qu’un), et vous augmenterez vos chances de succès du projet.

Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une nouvelle GMAO, commencez à dresser votre liste d’activités de préparation et engagez-vous à allouer des ressources et un calendrier dès que possible.

2 – Processus, besoins, mobilité, organisation, données

Définition des processus

L’une des activités de préparation la plus importante à accomplir bien avant la mise en œuvre est la définition des processus de maintenance optimale. Si vous devez sélectionner un éditeur, il est encore plus important de bien réfléchir à vos processus métiers. Cela vous aidera à vous concentrer sur les exigences clés, et non pas simplement sur un package standard de fonctionnalités qui semble avoir les meilleurs atouts.

En parcourant chaque processus avec l’objectif d’amélioration, vous penserez sans doute à de nombreuses activités de préparation. Par exemple, il peut devenir évident qu’une solution mobile pourrait rationaliser vos processus de maintenance, de la réception électronique des demandes tout au long de la journée au suivi de chaque équipement sur lequel on travaille, en passant par la saisie du temps, des matériels et pièces détachées nécessaires en fonction de chaque tâche de maintenance.

Évaluer les besoins en termes de mobilité

Aujourd’hui vous devez penser « mobile first ». Ainsi, vous devez déterminer les spécifications logicielles et matérielles requises.

  • Les équipements sont-ils taggés avec des codes-barres ou de QR-codes ?
  • La couverture des réseaux de télécommunications est-elle adéquate ?
  • Y-a-t-il besoin d’un mode off-line pour les techniciens qui travaillent dans les bâtiments ou sur le terrain ?
  • Les appareils mobiles sont-ils pratiques à transporter et à utiliser ?
  • Faut-il choisir d’équiper les techniciens de smartphones ou de tablettes ?
  • Ces appareils résistent-ils à la température, à l’humidité, à la poussière, à des chutes ?
  • Les appareils sont-ils intrinsèquement sûrs pour les environnements potentiellement explosifs tels que les raffineries ou pour les interventions à proximité de points de livraison de gaz ?
  • Quelles technologies utiliser : Android, iOS ou les deux ?

Structure organisationnelle

L’analyse des processus met souvent en évidence des lacunes dans la structure organisationnelle. Par conséquent, il peut s’avérer nécessaire de lancer une clarification des rôles et des responsabilités, l’équilibre de la charge de travail, le comblement d’un manque de compétences ou le besoin de ressources supplémentaires. La modification d’une structure organisationnelle peut prendre des mois, et il est donc important de commencer le plus en amont possible.

Si une entreprise souhaite passer à des solutions mobiles, il se peut que la personne chargée de la répartition du travail change. Supposons que les techniciens viennent actuellement chaque matin au siège de l’entreprise pour prendre les ordres et les instructions du superviseur, reçoivent des mises à jour tout au long de la journée par téléphone et reviennent à la fin de la journée pour déposer les ordres de travail remplis afin qu’un administratif les saisisse dans le GMAO.

La mise en place de la solution mobile va permettre aux techniciens de se rendre directement à leur première mission, les bons de travail étant téléchargés sur les mobiles chaque matin et tout au long de la journée. Cela pourrait suggérer un changement dans les rôles et les responsabilités. Il pourrait être utile d’engager un planificateur pour aider les superviseurs à attribuer le travail de manière centralisée. Les techniciens devront assumer la responsabilité de la saisie de leurs propres données. Enfin, les superviseurs devront accorder une plus grande attention à ce que font les techniciens, ainsi qu’à l’exactitude des données saisies.

Données

La grande majorité des activités de préparation sont liées aux données. Les activités de préparation les plus courantes sont listées ci-après.

Données de base ou données référentielles : de nombreuses entreprises ont des fichiers de données de base incomplets ou dont les enregistrements sont périmés ou encore comprenant de nombreux doublons. Les fichiers de base à mettre à jour sont les fichiers d’équipements, les fichiers de sites, les fichiers de pièces détachées, les fichiers de fournisseurs et les fichiers d’employés. Pour certaines grandes entreprises à forte intensité d’actifs, la mise à jour des fiches peut être complexe et, c’est exactement pourquoi il est essentiel de s’assurer qu’il existe un processus permettant de maintenir l’exactitude des données à l’avenir.

Hiérarchies de l’information : tout système de gestion de maintenance doit tenir compte du cadre hiérarchique pour définir les relations entre les données. Il est essentiel de déterminer la meilleure façon de structurer les données afin de tirer le meilleur parti de votre GMAO en termes d’efficacité, de complétude, de facilité d’utilisation, d’analyse et de rapport.

Intégration au Système d’information : il faut déterminer les besoins d’intégration à d’autres systèmes tels que les applications ERP pour définir les échanges inter-applicatifs qui doivent être mis en place, d’établir les exigences en matière de sécurité des données et de déterminer l’historique des équipements à transférer dans le nouveau système.

3 – Vous avez réussi l’implémentation de votre GMAO. Et bien maintenant , rendez-la intelligente!

Chaque manager est à la recherche d’outils intelligents et faciles à utiliser qui soutiendront les opérations de l’entreprise. C’est pourquoi chaque GMAO dispose de fonctionnalités plus qu’adéquates pour la saisie de données et l’établissement de rapports. C’est la partie intelligente qui différencie vraiment non seulement les caractéristiques et les fonctions des logiciels de GMAO mais aussi – et surtout – la manière dont la direction va pouvoir utiliser la solution.

Par intelligent, nous entendons analytique, ce qui implique de travailler avec les données et des outils pour :

  • Déterminer des tendances
  • Calculer des KPI pertinents
  • Etablir le rapport coût/bénéfice
  • Exécuter des scénarios de simulation
  • Comparer des solutions alternatives
  • Proposer des recommandations
  • Prendre des mesures.

La quête de plus en plus pressante d’outils de management intelligents par les entreprises découle de deux grandes tendances qui se dessinent sur le marché des logiciels : une intégration accrue et une capacité d’analyse des données de plus en plus poussée.

Une parfaite intégration

Une plus grande intégration pour les éditeurs de GMAO signifie un partenariat ou une fusion avec des fournisseurs de logiciels connexes, tels que des outils axés sur la planification des ressources de l’entreprise, les Enterprise Ressources Planners, ou ERP, la maintenance centrée sur la fiabilité, la comptabilité, la collecte de données en atelier ou les ressources humaines. Chaque éditeur de GMAO doit offrir à ses clients la possibilité d’intégrer aisément son logiciel de GMAO à un large éventail de logiciels du marché.

L’évolution vers une plus grande intégration des logiciels a également conduit à l’évolution de l’intégration des emplois humains. La gestion des actifs met la maintenance sur le même pied que les opérations et souligne l’importance du partenariat entre les deux fonctions. En théorie, le service de maintenance gère les actifs pour garantir la disponibilité, la performance et la fiabilité. Ainsi, la production peut mieux gérer les opérateurs des machines et les ressources afin d’obtenir une productivité, une qualité et un service maximum. Cependant, avec l’automatisation et l’intégration croissantes, les lignes de séparattion entre les rôles d’opérateur et de responsable de la maintenance deviennent plus floues. Cela est particulièrement vrai pour les installations hautement automatisées.

Une meilleure analyse

La deuxième tendance clé dans l’industrie du logiciel est une meilleure analyse ou une technologie intelligente. Aujourd’hui, une meilleure capacité d’analyse permet aux éditeurs de GMAO de qualifier légitimement leurs produits d’intelligents. Pour les entreprises disposant d’une base d’actifs techniques importante, une GMAO intelligente utilisée efficacement va réduire considérablement les coûts et augmenter le potentiel de vente par rapport à la situation précédente. L’augmentation de la production est rendue possible par l’augmentation de la disponibilité des équipements, tels que machines, robots, convoyeurs, etc. et l’élimination ou la minimisation des causes de la mauvaise qualité des produits, comme celle qui résulte d’un mauvais entretien des équipements.

Utiliser les caractéristiques et fonctions sophistiquées d’une GMAO intelligente, telles que le workflow automatisé et la maintenance centrée sur la fiabilité, pour modifier durablement la manière dont l’entreprise est gérée, n’est pas un projet que l’on entreprend fréquemment. Il doit y avoir une culture d’amélioration continue en place. Des objectifs de performance partagés peuvent être utilisés pour assurer un alignement étroit des opérations et de la maintenance.

4 – Un système évolutif, adaptatif, prédictif et correctif

Quatre critères clés différencient un système intelligent. Le système doit être :

  • Évolutif
  • Adaptatif
  • Prédictif
  • Correctif

Évolutif

Chaque GMAO est adaptée à un fonctionnement centralisé et à une seule entité. Cependant, les grandes multinationales se sont battues pendant des années pour que chacune de leurs usines choisisse un ensemble distinct. Même si la société optait pour une seule GMAO, des normes telles que les conventions de numérotation étaient rarement établies ou respectées, et les données étaient peu partagées. Aujourd’hui, l’évolutivité des systèmes intelligents signifie qu’il faut agir comme une seule grande entité virtuelle afin de prendre des décisions plus efficientes.

Adaptatif

Les entreprises qui peuvent évoluer rapidement disposent d’un énorme avantage concurrentiel sur le marché mondial actuel. Une GMAO intelligente vous permet de reconfigurer rapidement le système pour répondre aux nouvelles exigences de l’entreprise en employant des règles de gestion définies par l’utilisateur et intégrées au logiciel.

Prédictif

Une GMAO permet de mieux organiser la maintenance préventive, ce qui constitue une amélioration par rapport à la maintenance réactive en mode panique. Mais des outils GMAO intelligents correctement déployés permettent de s’assurer que la maintenance est effectuée précisément au moment où elle est nécessaire, ce qui réduit les coûts. Le remplacement d’un composant très usé lorsqu’il montre les premiers signes de panne, on parle alors de maintenance prédictive, est clairement supérieur au remplacement tous les six mois lors d’un arrêt, ça, c’est la maintenance préventive, ou à chaque fois qu’il tombe en panne, si l’on en est resté à la simple maintenance réactive.

Correctif

Une GMAO intelligente a la capacité de prendre des décisions ou de présenter des alternatives à la gestion, sur la base de règles métiers prédéfinies, de l’analyse des données, et même de l’intelligence artificielle. L’intelligence artificielle dispose ainsi de de la capacité de repérer des modèles et des comportements suspects inhabituels, tant du côté des équipements techniques que des employés.

5 – Conclusion

A vous de jouer : préparer en amont la mise en place de votre GMAO en pensant dès le départ à ses capacités d’intelligence, conduisez votre projet de mise en place et d’intégration à votre système d’information puis activez les services qui vous permettront de la rendre plus intelligente. Utiliser ensuite des mécanismes de feedback d’utilisation pour, améliorer continûment ces processus.

Si cet article vous a intéressé, vous pouvez retrouver des articles parlant de la maintenance assistée par ordinateur en cliquant sur le blog dédié à la GMAO

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