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Loisirs

Organisation evenement – 9 étapes essentielles

Bien que nous ne puissions pas identifier tous les détails auxquels vous devrez penser, puisqu’ils dépendent en grande partie du type d’événement que vous organisez, nous pouvons vous suggérer quelques pratiques exemplaires qu’il est important de suivre pour chaque événement. Nous espérons que ce qui suit constitue un point de départ pour la planification de votre événement.

 

Nos 9 conseils pour la planification d’événement

1. Développer le but et les objectifs de l’événement

La toute première étape consiste à établir un but et des objectifs concrets. (par exemple, pourquoi organisez-vous cet événement et qu’espérez-vous réaliser?)Si vous connaissez les objectifs clés de votre organisation avant de planifier, vous pouvez vous assurer que chaque partie de votre événement est optimisée pour le succès. Essayez-vous de sensibiliser le public à une cause ou collectez-vous un montant prédéterminé de dons pour votre prochain projet ?Fixer un objectif avec des mesures de succès quantifiables aidera votre équipe à atteindre plus facilement vos objectifs et ainsi, coordonner efficacement l’organisation evenement.

2. Organiser une équipe

Tout événement nécessite un effort d’équipe concerté pour gérer tous les détails. Envisagez de désigner un responsable ou un président d’événement clé, ainsi que des présidents individuels pour les sous-comités, tels que :·         gestion des sites :·         sonorisation ;·         animation;·         publicité;·         sponsors;·         gestion des volontairesL’attribution de rôles individuels aux membres de l’équipe crée un système de responsabilisation et empêche les tâches de tomber à l’eau pendant l’organisation evenement.

3. Fixer une date

La date est peut-être déjà prédéfinie pour un événement récurrent, mais s’il s’agit d’un nouvel événement, tenez compte des points suivants avant de préciser votre date : ·         Donnez-vous assez de temps ! Idéalement, vous devriez avoir 4 à 6 mois pour planifier (selon la nature de votre événement)·         Être au courant des fêtes statutaires et religieuses·         Évitez les périodes de vacances scolaires (par exemple, vacances d’hiver, de printemps et d’été)·         Vérifiez les dates avec les participants clés, par exemple, orateurs, présentateurs, invités VIP, etc.Une fois que vous avez défini votre date, réservez votre salle immédiatement. Votre événement doit avoir une date et un lieu précis avant de pouvoir commencer à annoncer. Cette tâche doit donc être achevée le plus tôt possible dans la période d’organisation evenement.

4. Marquez votre événement

Si vous voulez que votre événement se démarque, vous devez choisir un thème opportun et attrayant qui vous distingue de vos concurrents. Cela signifie que vous devez proposer un thème global dynamique et que vous devez prendre le nom de votre nom avec le plus grand soin, car il peut attirer l’attention, en particulier dans les médias en ligne. Remue-méninges sur les noms : lorsque vous remuez le nom de l’événement, pensez à :-          En quoi votre événement est-il différent des autres événements de votre secteur ?-          Qu’espérez-vous transmettre à travers cet événement ?Créer un slogan : Une fois que vous avez trouvé un nom, essayez également de créer un slogan, une accroche de marque courte et mémorable qui décrit l’événement.Concevoir un logo : la dernière étape consistera à créer un logo pour représenter votre événement. Un logo peut être un outil de marque efficace, offrant une reconnaissance immédiate de votre événement dans tous vos articles publicitaires et promotionnels (par exemple, des t-shirts, des bouteilles d’eau, des sacs, etc.). Une fois que vous avez votre nom, slogan et logo, utilisez-le dans tous vos supports marketing ! Un slogan accrocheur peut être inestimable sur les médias sociaux lorsqu’il est utilisé comme hashtag. Cela reste également dans l’esprit de votre public et garde votre événement dans ses pensées.

5. Créer un plan directeur

Ce plan devrait englober tous les aspects de l’événement, y compris : –          Gestion des lieux, de la logistique et de la restauration (contrats, permis, assurances, etc.)-          Intervenants / présentateurs (identification, confirmation, logistique et gestion)-          Activités / animations-          Publicité / promotion (en ligne et hors ligne, par exemple, page Web et promotion en ligne : calendriers d’événements ; programmes imprimés ; relations avec les médias ; affichage ; médias sociaux, etc.)-          Enregistrement (inscription en ligne, paiement et suivi ; connexion sur site, etc.)-          Gestion des sponsors / partenaires-          Gestion des volontairesLors de la planification organisation evenement, envisagez de créer un calendrier détaillé afin que tout se déroule bien. Indiquez à quel moment un permis ou une police d’assurance doit être soumis, à la fin de l’enregistrement et dans un calendrier du jour de.

6. Déterminer les processus administratifs

En d’autres termes, comment allez-vous suivre vos listes de planification, d’inscription, de budget, d’invités et d’orateurs, etc. ?Vous pouvez notamment vous servir de votre propre site web, ou encore, un logiciel de planification professionnel.

7. Identifier et établir des partenariats et des sponsors

Existe-t-il des organisations avec lesquelles vous pouvez vous associer ou faire appel à des sponsors pour couvrir les coûts et augmenter la participation potentielle ? Lorsque vous impliquez d’autres personnes ou groupes dans votre événement, ils ont tout intérêt à faire passer le message et à faire de l’événement un succès. Vous voudrez peut-être envisager : –          Rechercher des sociétés commanditaires pour financer une partie de l’événement. Cela peut aller d’organisations nationales susceptibles de sponsoriser un dîner, d’offrir un prix de présence ou un élément clé de la vente aux enchères silencieuse, aux entreprises locales susceptibles de fournir des biens ou des services, tels que des fleurs pour les tables, des cadeaux, etc.-          Partenariat avec des organisations communautaires susceptibles de proposer un lieu et / ou une assistance pour l’organisation ou la gestion d’un événement.-          Lorsque vous impliquez d’autres personnes ou groupes dans votre événement, ils ont tout intérêt à faire passer le message et à faire de l’événement un succès.

8. Créer un plan de publicité

Même avec la gamme de haut-parleurs ou de divertissements la plus étonnante, vous avez besoin de publicité pour attirer l’attention des gens. La promotion de l’événement commence par la notification initiale ou la page de votre site Web, puis dans votre lettre d’information ou votre courrier électronique pour enregistrer la date. Elle inclut ensuite de la publicité en ligne et hors ligne, des relations avec les médias et des activités de communication continues pour encourager l’inscription. Et aucune organisation evenement n’est complète sans les remerciements post-événement, les remerciements des sponsors et les articles sur les messages clés de l’événement ou le succès de la collecte de fonds.

 

9. Établir un budget

Votre budget doit inclure des estimations pour tous les éléments clés identifiés dans votre plan directeur d’événement. N’oubliez pas d’inclure les frais de déplacement ou d’hébergement des orateurs, des présentateurs, etc.

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